5 hàm cơ bản trong Excel cho dân văn phòng

10 hàm cơ bản trong Excel dưới đây có cú pháp đơn giản nhưng sẽ giúp bạn tạo ra những công thức tính toán hiệu quả, mạnh mẽ và hữu ích trong việc của mình.

1. Hàm SUM: Hàm tính tổng các đối số

– Công dụng của hàm Sum: Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường

– Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)

– Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, …
Trong đó: number 1, number 2, … là các đối số mà bạn muốn tính tổng

– Chú ý:

Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.
Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.

VD1:

=SUM (2, 3, 4) có giá trị bằng 9.
=SUM (2, 3, TRUE) có giá trị bằng 6.
=SUM (“2”,”3”,1) có giá trị bằng 6.

2. Hàm AVERAGE: Hàm tính trung bình cộng
– Công dụng hàm Average: Hàm AVERAGE là hàm cơ bản trong Excel hỗ trợ tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, hỗ trợ người dùng tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài.

– Cú Pháp: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
Trong Đó:
Number1: bắt buộc
Number2, Number3,…: tùy chọn.

Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.

Ví dụ: Cho bảng điểm của một số học sinh, tính điểm trung bình cộng các môn học của từng học sinh. Hãy tính trung bình điểm các môn của học sinh

3. Hàm MIN/MAX: Hàm cho giá trị lớn nhất, nhỏ nhất

– Công dụng hàm Min/Max: Cách sử dụng hàm MAX và hàm MIN để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu.
– Cú Pháp:

MAX (number 1, number 2, …)
MIN (number 1, number 2, …)
Trong Đó:
Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu.

– Chức Năng: Trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số

Ví dụ:

– Đưa về giá trị lớn nhất trong dãy các số 10, -20, 3, 4, 11
Công thức: MAX (10, -20, 3, 4, 11) = 11.

– Đưa về giá trị nhỏ nhất trong các số: 20, 100, 30, 45.
Công thức: MIN (20, 100, 30, 45) = 20.

4. Hàm TRIM: Hàm loại bỏ khoảng trống trong văn bản
– Công dụng hàm Trim: Hàm TRIM là một trong các hàm Excel không thể bỏ qua giúp bạn xử lý các khoảng trắng nằm rải rác trong bảng tính khi bạn nhập hay dán văn bản từ một cơ sở dữ liệu, một website, một chương trình văn bản khác,… Giả sử, bạn muốn loại bỏ các khoảng trắng trong cột A2, bạn chỉ cần sử dụng hàm TRIM ở ô B2 với công thức: =TRIM(A2). Bạn copy công thức xuống cuối danh sách để có kết quả loại bỏ các khoảng trắng tương tự ở B2.

– Cú Pháp: TRIM(Text)
Trong Đó: Text là đoan văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ

Ví Dụ: Bạn có một bảng tính có cột Họ và Tên chứa các ký tự trắng, bây giờ cần loại bỏ các khoảng trắng này

Để loại bỏ các khoảng trắng, tại ô D6 nhập công thức =TRIM(A6) ta được kết quả như hình.

5. Hàm COUNT/COUNTA: Hàm đếm dữ liệu/đếm số ô không trống
– Công dụng hàm Count/Counta: Thay vì đếm thủ công các ô chứa số trong một bảng dữ liệu khổng lồ, bạn có thể sử dụng hàm COUNT. Ví dụ, bạn gõ =COUNT(A1:A20) sẽ cho kết quả có bao nhiêu ô chứa số từ ô A1 đến ô A20 trong bảng tính. Tương tự, hàm COUNTA cũng dùng hỗ trợ đếm ô. Tuy nhiên, thay vì chỉ đếm các ô chứa số, COUNTA sẽ hỗ trợ bạn đếm bất kỳ ô nào có chứa nội dung (cả số và cả chữ cái). Cú pháp hàm COUNTA bạn thực hiện tương tự như COUNT.
Hàm Count để đếm dữ liệu, các đối tượng trong chuỗi trong một bảng tính nhất định
Hàm Counta trong Excel là hàm cho phép bạn đếm những ô có dữ liệu trong một phạm vi nào đấy.

– Cú pháp hàm Count/Counta
Counta (Value1, [value2], [value3],…)
Trong Đó:
Value1 là đối số bắt buộc, là vùng dữ liệu cần đếm.
Value2 và Value3 là các tùy chọn vì được đặt trong dấu [], không bắt buộc có.
COUNT(vùng chọn để đếm)
Ý Nghĩa: Dùng để đếm số ô chứa dữ liệu Số trong vùng được chọn.

Ví dụ:

– Đếm số Học Sinh đỗ trong đợt thi này, học sinh trượt được ký hiệu là “tr”.

Ví dụ: Đếm số ô không rỗng trong bảng dữ liệu sau:

Ta sử dụng công thức tại ô D10 như sau: =COUNTA(A4:D9)